Økonomi og regnskapsrutiner Melhus fotball.
Lagenes økonomi:
Hvert lag styret lagets økonomi gjennom lagskasse i Hoopit. Hvert lag skal ha en økonomiansvarlig.
Melhus fotball har inntektskilde gjennom treningsavgift (klubbavgift), Supporter`n, cuper og salg av supporterutstyr. Det legges til rette for overskuddsdeling fra cuper til lag som deltar på dugnad. Klubben er ansvarlig for drift, administrasjon, anlegg, lån, regnskap etc.
Hvert lag er ansvarlig for egne kostnader til sportslige og sosiale aktiviteter. Under dette ligger påmelding til serie, treningstøy, treningsutstyr, drakter, trenere, cuppåmeldinger, forsikringer/lisenser etc, samt sosiale kostnader. Dette gjelder alle lag. Fra og med 2025 skal alle lag dekke egne vintertreninger og futsalaktiviteter selv – sammen med øvrig aktivitet.
Hvert lag kan sette opp sine egne budsjetter, og det er lagets ansvar å sikre samsvar mellom inntekter og utgifter. Budsjettmal ligger på hjemmesiden. Økonomiansvarlig skal sammen med lagledere og trenere sikre at laget har sunn økonomi. Det er ikke tillatt å trekke et lag i minus. Gjøres det, vil lagleder og økonomiansvarlig bli bedt om å møte styret i MF for å legge en plan for hvordan laget skal komme over null i egenkapital igjen.
Påmeldingsavgifter til for eksempel cuper kan legges inn i Hoopit, og vil dermed knyttes direkte til lagets konto.
Det er fortrinnsvis tre måter å kreve inn inntekter på:
Hoopit: Dette gjelder fortrinnsvis egenandeler, treningsavgifter og annet som betales av hver enkelt spiller.
Vipps: Hvert lag har eget vippsnummer. Hvert vippsnummer er koblet til lagets prosjekt i økonomisystemet. Dette kan benyttes til bruk for loddsalg, basarer osv.
Faktura: Dersom lag får dugnader, sponsorer eller annet som skal kreves inn av eksterne kan det sendes faktura
Økonomiansvarlig på lag har ansvar for å informere om og kontrollere at alle på laget har betalt treningsavgiften innen satt frist.
Økonomirutiner skal gjennomgås med nye økonomiansvarlige på lagene, samt til nye årganger.
Styret v/økonomiansvarlig i klubben skal innkalle alle økonomiansvarlige for lag i klubben til et årlig møte i november hvor nye rutiner ol gjennomgås.
Rutine angående dekning av treningsavgift for flyktninger:
Søknad om økonomisk støtte fra Nav: (De regnes som flyktninger de 5 første årene de har bodd i Norge)
1: ungdom under 18 år kan ikke søke om støtte til treningsavgift selv. Dette må gjøres av foresatte.
2: de som har fylt 18 år kan søke Nav om å få dekt utgifter til trening selv.
Om en søknad innvilges overføres beløpet til søkers konto.
NAV oppfordrer til å sende ut en papirfaktura på treningsavgiften ( utskrift fra Hoopit). Da kan de levere den med søknaden ( hjelp de gjerne med å skrive) og treningsavgiften kan betales direkte av Nav til laget.
For hjelp videre oppfordrer NAV familiene til å ta kontakt med Nav og en vurdering vil bli gjort. Dersom det viser seg at de ikke har krav på støtte fra Nav, vil Nav ha mulighet til å veilede dem i forhold til økonomi
Dugnader:
Klubbdugnad:
Melhus fotball kan gjennomføre klubbdugnad enten for å sikre egne inntekter eller for å bidra til lagenes egne dugnader (f. eks felles salgsdugnad)
Det arrangeres i tillegg dugnad for å vedlikeholde anlegget. Dette er en felles innsats og gir ingen inntekt for lagene. Dugnaden arrangeres en gang i måneden i sesong, og to personer fra hvert lag må stille.
Vilkårene for fellesdugnader (overskudd tilbake til lagene) vil bli kommunisert ved utrulling av dugnad.
Lagsdugnad:
Hvert enkelt lag oppfordres til å sørge for inntjening via ulike dugnader for bruk til egne formål, være seg utstyr, treningstøy og cuper.
Lagene kan gjennom å selge sponsorpakker (arenasponsor) og sørge for at 70% av inntjeningen går tilbake til laget.
Regningsbetaling:
Klubben kjøper regnskapstjenester hos Hoopt Regnskap.
Økonomiansvarlig i klubben disponerer klubbens bankkonti, og sitter på fullmakt til å kunne godkjenne klubbens kostnader
Leverandør kan sende faktura direkte til adressen, eller gjennom klubbens økonomiansvarlige.
Mailadresse er ; melhusidrettslag@ebilag.catacloud.com
Reiseregninger og bilgodtgjørelse: Disse sendes inn som krav i Hoopit til laget. Kravet blir godkjent av agleder før det sendes til utbetaling
Dommerregninger: Disse sendes inn via Hoopit, eller lastes opp via FIKS.
Utlegg:
Utlegg kan refunderes enten ved å sende utlegget via Hoopit, (se «oppskrift» på hjemmesiden)
Utfakturering:
Fakturagrunnlag fylles ut, og oversendes til økonomiansvarlig på avdelingen. okonomi@fotball.melhusil.no
Interne transaksjoner:
Ved interne føringer i klubben, som for eksempel overføringer mellom lag, feilføringer osv, skal det sendes gruppekrav i Hoopit.
Overganger:
Melhus fotball følger Norges fotball forbunds overgangsreglement.
https://www.fotball.no/lov-og-reglement/overganger/
Vi gjør spesielt oppmerksom på overgangsreglementets (§3-1f) definisjon av forpliktelser: «som forpliktelser regnes betaling av medlemskontingent, treningsavgift, tilbakelevering av lagsutstyr, samt forpliktelser i henhold til spillerkontrakten». Forpliktelser som angis utover dette skal ikke hensyns tas i forbindelse med overgangen.
Det betyr ikke at vi tar stilling til om spiller reelt sett skylder penger eller har andre uoppfylte forpliktelser ovenfor klubben, men dette må ordnes opp «privat» og kan ikke stoppe overgang til ny klubb.
Sanksjoner:
Lagene står selv ansvarlig for å overholde frister med hensyn til omberamming av kamper, gjennomføring av kamper, påmelding til cuper, betalingsfrister ol. Klubben betaler ikke gebyrer lagene selv måtte påføre seg grunnet dette.
Revidering av prosedyrer økonomi:
Klubbens prosedyrer innen økonomi skal hvert år revideres opp mot lover og regler, samt eventuell endring i klubbens rutiner.
Klubben gjennom økonomiansvarlig og styret har ansvar for å gjøre dette ved årets begynnelse hvert år, og ikke senere enn 28.02.xxxx.
Forsikring:
Ved å være medlem i klubben er man omfattet av klubbens forsikringsordning (opp til 13 år), og det er derfor nødvendig å betale medlemsavgift til Melhus idrettslag for å kunne trene og spille kamper. For spillere over 13 år må man ha gyldig lisens for å være forsikret
For ytterligere informasjon, se hjemmesiden til Norges fotballforbund. Her får man god informasjon vedrørende rutiner om skader skulle inntreffe.
Forsikring - Norges Fotballforbund
