Økonomi og regnskapsrutiner Melhus fotball.
Overordnede rutiner og retningslinjer:
Det er viktig å ha en god plan for klubbens økonomistyring. Melhus fotball tilstreber seg å styre klubbens økonomi på en trygg og stabil måte. God drift er en forutsetning for å kunne forvalte klubbens midler på en god måte ovenfor våre medlemmer.
Klubben har egen økonomiansvarlig, som sammen med resten av styret er ansvarlig for klubbens økonomi, og skal følge opp regnskap, lage budsjett og sørge for gode rutiner på området.
Fjorårets regnskap godkjennes, og årets budsjett fastsettes hvert år på årsmøtet. Klubbens økonomirutiner skal evalueres innen 28.februar hvert år. Økonomiansvarlig og styret er ansvarlig for gjennomføring.
Vi benytter regnskapsbyrået Aider som regnskapsfører.
Lagenes økonomi:
Hvert lag styret lagets økonomi gjennom prosjektkonti i Tripletex. Hvert lag skal ha en økonomiansvarlig.
Melhus fotball har inntektskilde gjennom treningsavgift (klubbavgift), Supporter`n, cuper og salg av supporterutstyr. Det legges til rette for overskuddsdeling fra cuper til lag som deltar på dugnad. Klubben er ansvarlig for drift, administrasjon, anlegg, lån, regnskap etc.
Hvert lag er ansvarlig for egne kostnader til sportslige og sosiale aktiviteter. Under dette ligger påmelding til serie, treningstøy, treningsutstyr, drakter, trenere, cuppåmeldinger, forsikringer/lisenser etc, samt sosiale kostnader. Dette gjelder alle lag. Fra og med 2025 skal alle lag dekke egne vintertreninger og futsalaktiviteter selv – sammen med øvrig aktivitet.
Hvert lag kan sette opp sine egne budsjetter, og det er lagets ansvar å sikre samsvar mellom inntekter og utgifter. Budsjettmal ligger på hjemmesiden. Økonomiansvarlig skal sammen med lagledere og trenere sikre at laget har sunn økonomi. Det er ikke tillatt å trekke et lag i minus. Gjøres det, vil lagleder og økonomiansvarlig bli bedt om å møte styret i MF for å legge en plan for hvordan laget skal komme over null i egenkapital igjen.
Påmeldingsavgifter til for eksempel cuper kan legges inn i Hoopit, og vil dermed knyttes direkte til lagets konto.
Det er fortrinnsvis tre måter å kreve inn inntekter på:
Hoopit: Dette gjelder fortrinnsvis egenandeler, treningsavgifter og annet som betales av hver enkelt spiller.
Vipps: Hvert lag har eget vippsnummer. Hvert vippsnummer er koblet til lagets prosjekt i økonomisystemet. Dette kan benyttes til bruk for loddsalg, basarer osv.
Faktura: Dersom lag får dugnader, sponsorer eller annet som skal kreves inn av eksterne kan det sendes faktura
Økonomiansvarlig på lag har ansvar for å informere om og kontrollere at alle på laget har betalt treningsavgiften innen satt frist.
Økonomirutiner skal gjennomgås med nye økonomiansvarlige på lagene, samt til nye årganger.
Styret v/økonomiansvarlig i klubben skal innkalle alle økonomiansvarlige for lag i klubben til et årlig møte i november hvor nye rutiner ol gjennomgås.
Dugnader:
Klubbdugnad:
Melhus fotball kan gjennomføre klubbdugnad enten for å sikre egne inntekter eller for å bidra til lagenes egne dugnader (f. eks felles salgsdugnad)
Det arrangeres i tillegg dugnad for å vedlikeholde anlegget. Dette er en felles innsats og gir ingen inntekt for lagene. Dugnaden arrangeres en gang i måneden i sesong, og to personer fra hvert lag må stille.
Vilkårene for fellesdugnader (overskudd tilbake til lagene) vil bli kommunisert ved utrulling av dugnad.
Lagsdugnad:
Hvert enkelt lag oppfordres til å sørge for inntjening via ulike dugnader for bruk til egne formål, være seg utstyr, treningstøy og cuper.
Lagene kan gjennom å selge sponsorpakker (arenasponsor) og sørge for at 30% av inntjeningen går tilbake til laget.
Regningsbetaling:
Klubben kjøper regnskapstjenester hos Aider.
Økonomiansvarlig i klubben disponerer klubbens bankkonti, og sitter på fullmakt til å kunne godkjenne klubbens kostnader
Alle inngående fakturaer skal skannes og sendes på mail til Aider. Leverandør kan sende faktura direkte til adressen, eller gjennom klubbens økonomiansvarlige.
Mailadresse er ; mil@ebilag.com
Aider sørger for bokføring av bilag innen torsdag hver uke. Dersom fakturaen gjelder et lag vil økonomiansvarlig for laget få attestasjonsansvar for disse. Dersom betaling uteblir på grunn av for sein attestering vil purregebyr og renter bli belastet hvert enkelt lag. Økonomiansvarlig i klubben attesterer øvrige.
Reiseregninger og bilgodtgjørelse: Disse sendes inn via eget skjema for kjøregodtgjørelse. Reiseregningen skal godkjennes av lagleder eller økonomiansvarlig for laget før den sendes til okonomi@fotball.melhusil.no
Dommerregninger: Disse sendes inn via Hoopit, eller lastes opp via FIKS.
Utlegg:
Utlegg kan refunderes enten ved å sende utlegget via Hoopit, (se «oppskrift» på hjemmesiden) eller ved å sende inn «Utleggsskjema» til mil@ebilag.no. Husk signatur og kvitteringer.
Utfakturering:
Fakturagrunnlag fylles ut, og oversendes Aider som utsteder og sender ut fakturaen. Egen mal for fakturagrunnlag skal benyttes. Dette gjøres enten av klubbens økonomiansvarlig, eller lagets økonomiansvarlig. Mal ligger på hjemmesiden.
Interne transaksjoner:
Ved interne føringer i klubben, som for eksempel overføringer mellom lag, feilføringer osv, skal det sendes mail til klubbens økonomiansvarlig som videre utarbeider bilag på dette og oversender Aider. Mailadresse; okonomi@fotball.melhusil.no
Sponsorer og samarbeidspartnere:
Melhusbanken og Heimdal eiendomsmegling er hovedsponsorer for Melhus fotball.
Melhus fotball selger arenareklame i ulike pakker, og sponsorinntektene er en stor inntektskilde for klubben.
Klubben har i tillegg inntekter gjennom draktreklame.
Sponsorreglement vil bli revidert – men i hovedregel kan man si at lagssponsorer på treningstøy er tillatt så lenge det merkes på annet sted enn standard sponsorer og at hver sponsor godkjennes av markedssjef i Melhus Fotball.
Overganger:
Melhus fotball følger Norges fotball forbunds overgangsreglement.
https://www.fotball.no/lov-og-reglement/overganger/
Vi gjør spesielt oppmerksom på overgangsreglementets (§3-1f) definisjon av forpliktelser: «som forpliktelser regnes betaling av medlemskontingent, treningsavgift, tilbakelevering av lagsutstyr, samt forpliktelser i henhold til spillerkontrakten». Forpliktelser som angis utover dette skal ikke hensyns tas i forbindelse med overgangen.
Det betyr ikke at vi tar stilling til om spiller reelt sett skylder penger eller har andre uoppfylte forpliktelser ovenfor klubben, men dette må ordnes opp «privat» og kan ikke stoppe overgang til ny klubb.
Sanksjoner:
Lagene står selv ansvarlig for å overholde frister med hensyn til omberamming av kamper, gjennomføring av kamper, påmelding til cuper, betalingsfrister ol. Klubben betaler ikke gebyrer lagene selv måtte påføre seg grunnet dette.
Revidering av prosedyrer økonomi:
Klubbens prosedyrer innen økonomi skal hvert år revideres opp mot lover og regler, samt eventuell endring i klubbens rutiner.
Klubben gjennom økonomiansvarlig og styret har ansvar for å gjøre dette ved årets begynnelse hvert år, og ikke senere enn 28.02.xxxx.
Forsikring:
Ved å være medlem i klubben er man omfattet av klubbens forsikringsordning, og det er derfor nødvendig å betale medlemsavgift til Melhus idrettslag for å kunne trene og spille kamper.
Melhus fotball betaler forsikring til Norges fotballforbund, og klubbens spillere er dermed forsikret gjennom denne ordningen.
For ytterligere informasjon, se hjemmesiden til Norges fotballforbund. Her får man god informasjon vedrørende rutiner om skader skulle inntreffe.
Forsikring - Norges Fotballforbund